Skomplikowane procedury podatkowe powodują, że przedsiębiorcy coraz chętniej powierzają rozliczenia z fiskusem fachowcom. Potencjalnych klientów szuka się również wśród znajomych, właścicieli firm, w których pracowało się dotychczas, lub wśród osób, które obsługiwało się, pracując na etacie w cudzym biurze rachunkowym.

Egzamin nie dla studentów

Warunkiem koniecznym do prowadzenia biura rachunkowego jest doświadczenie. Wiąże się to z koniecznością odbycia praktyki zawodowej po ukończeniu studiów i ze zdobyciem certyfikatu księgowego wystawianego przez Ministerstwo Finansów, które nadzoruje działalność biur rachunkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości z 29 września 1994 roku „uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych”.

Jednym z warunków uzyskania certyfikatu jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych. Ubiegający się nie może być także skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo skarbowe czy przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu oraz obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Przepis ma na celu zwiększenie zaufania społecznego do instytucji finansowych. Mimo wszystko Ministerstwo Finansów rozważa de-regulację zawodów takich jak makler papierów wartościowych czy makler giełd towarowych.

Sam certyfikat można uzyskać w drodze egzaminu państwowego lub na podstawie odpowiedniego wykształcenia. Z testu zwalnia trzyletnia praktyka w księgowości plus wykształcenie wyższe o specjalności rachunkowość. Wszyscy pozostali ubiegający się o certyfikat muszą posiadać co najmniej wykształcenie średnie, dwuletnie doświadczenie w księgowości oraz zdać państwowy egzamin.

Wizytówka w sieci

W porównaniu z wymogami formalnymi samo otwarcie biura jest prostsze: ani bardzo kosztowne ani pracochłonne. Wysokość inwestycji zależy m.in. od miejsca, w którym ma się ono znajdować. Może to być powierzchnia biurowa albo mieszkanie. Bez znaczenia, czy biuro mieści się przy głównej ulicy miasta, czy też na peryferiach, najistotniejszą kwestią będzie pozyskanie i utrzymanie stałych klientów. W dużych aglomeracjach największe skupiska biur rachunkowych znajdują się blisko centrum, gdyż to tam działa i powstaje największa liczba firm. Czasem jednak warto wziąć pod uwagę miejsca mniej popularne, w których koszt wynajmu jest nieporównywalnie niższy.

W pierwszych miesiącach działalności dobra reklama to podstawa. Ulotki, które można zostawić w urzędzie skarbowym, urzędzie gminy czy oddziale ZUS, to niedrogi sposób na poinformowanie wielu osób o nowo otwartej, własnej działalności. Przyda się również dobrze widoczny szyld.

Aby zdobywać klientów już od samego początku działalności, trzeba także zainwestować w stronę internetową, na której zostaną zamieszczone najważniejsze informacje o firmie. Przygotowanie witryny warto zlecić profesjonalnej firmie, a tych na rynku nie brakuje. Pamiętać należy jednak, że nawet najlepiej przygotowana strona internetowa nie spełni swojego zadania, jeżeli będzie nieaktualna. Powinniśmy więc kontrolować na bieżąco treść naszej strony, np. informując o określonych promocjach.

– Z własnego doświadczenia wiem, że istnienie w sieci ma duże znaczenie w promocji firmy – mówi Edyta Skibicka, właścicielka biura rachunkowego Prokurent. – Dobrze zrobiona i wypromowana strona internetowa ma duże znaczenie w pozyskiwaniu klientów i w radzeniu sobie z konkurencją, która na rynku jest bardzo duża.

Zamówienie prostego projektu witryny to wydatek rzędu 800 złotych. Do tego należy doliczyć koszt rejestracji i utrzymania domeny oraz wykupienie miejsca na serwerze. Łącznie, na swoją obecność w sieci trzeba przeznaczyć ok. 200 zł rocznie.

Cyfrowe liczydło

W kosztach inwestycji należy uwzględnić również zakup nowoczesnych systemów informatycznych i oprogramowania księgowego – niezbędnych w pracy biura rachunkowego oraz komputerów, licencji, mebli i ubezpieczenia.

– Na starcie wystarczy kilka komputerów działających nawet niezależnie, jednak po pewnym czasie trzeba kupić własny serwer -mówi Łukasz Kaliński, partner zarządzający w Optant Accounting. – Usprawnia on w istotny sposób pracę, lecz często wiąże się ze sporymi nakładami. Nie warto tu szukać oszczędności, gdyż zakup własnego serwera to inwestycja, która służy przez wiele lat.

Wybór programu to niezwykle istotna kwestia. Przed dokonaniem zakupu warto rozważyć wiele ofert, by mieć pewność, że system będzie rzeczywiście dostosowany do naszych potrzeb. Zwykle biuro rachunkowe ma dostęp do danych, pochodzących z wielu niezależnych firm. Wszystkie one muszą być przechowywane i opracowywane oddzielnie, by zachować podstawowe zasady bezpieczeństwa. System księgowy musi mieć możliwość obsługi wielu baz danych klientów, a nie każde oprogramowanie zapewnia taką opcję. W zależności od funkcjonalności programu zakup licencji dla jednej osoby to wydatek od i od 2,5 tys. zł.

– Z jednej strony warto wybrać program, który się zna i na którym potrafi się pracować, z drugiej strony warto mieć ten, który może zostać połączony z programem magazynowym lub fakturującym klienta. W ostatnim czasie firmy produkujące oprogramowanie, oprócz możliwości zakupu pełnej wersji oprogramowania oferują opcję wynajęcia programów za miesięczną opłatą. Takie rozwiązanie mimo iż w dłuższym okresie droższe w utrzymaniu, to na początku wiąże się ze zdecydowanie mniejszymi kosztami miesięcznymi – dodaje Łukasz Kaliński.

Trzy grupy konkurencji

Na rynku usług księgowych można rozróżnić trzy grupy podmiotów. Do pierwszej zaliczają się duże biura rachunkowe oraz centra obsługi księgowo-finansowej, które są w stanie obsłużyć dziesiątki tysięcy dokumentów różnych firm w miesiącu. Liczniejszą grupę stanowią średniej wielkości biura rachunkowe oraz firmy outsourcingowe nastawione na obsługę polskich firm giełdowych, ale również średnich przedsiębiorstw. Najwięcej jest jednak biur i jedno- lub kilkuosobowych obsługujących osoby fizyczne oraz firmy, które generują do kilkudziesięciu dokumentów księgowych miesięcznie. Łącznie, w Polsce, prawie 100 tys. osób świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych.

– Istotną zaletą naszego biura dającą pewną przewagę nad konkurencją może być specjalizacja w zakresie świadczonych usług np. tylko dla lekarzy, aptek bądź salonów samochodowych. Innym rozwiązaniem jest rozpoczęcie działalności w sieci. Otwierając biuro, można od samego początku skorzystać ze sprawdzonego know-how, a przede wszystkim z rozpoznawalności marki franczyzowej, za którą najczęściej powinien iść odpowiedni poziom obsługi – stwierdza Łukasz Kaliński.

Kolejną korzyścią dla biura jest możliwość korzystania ze wspólnych działań marketingowych, przemyślanych procesów sprzedaży usług oraz wsparcia w zakresie kontaktu z klientem.

– Przy współpracy w sieci pojedyncze biuro nie ponosi inwestycji w IT, może natomiast skorzystać z rozwiązań oferowanych dla większej grupy biur – mówi Małgorzata Latuszek, prezes zarządu operatora sieci biur rachunkowych Taxxo.

Najmniejsze biura, poprzez brak środków, pracują na archaicznym oprogramowaniu i nie biorą udziału w szkoleniach. Jednak dla wielu firm, kryterium ceny jest głównym parametrem przy wyborze partnera księgowego, dzięki czemu łatwo na nim zaistnieć, lecz znacznie trudniej się utrzymać. Wypromowanie własnego biura to bardzo trudne zadanie, lecz nie jest niemożliwe. Konkurencja w tym sektorze rynku powoduje, że koszt prowadzenia książki przychodów i rozchodów rozpoczyna się od 100 zł, a ksiąg handlowych od 300 zł. Ilość dokumentów i pracowników to główne elementy wyceny tego typu usług.

Jednak większe przedsiębiorstwa wymagają nie tylko usług księgowych, ale również doradztwa podatkowego czy obsługi przed sądami administracyjnymi. By więc zrealizować te wymagania, niezbędne jest, aby w biurze był zatrudniony doradca podatkowy. Do obsługi przed sądami może być konieczne nawiązanie współpracy z doradcą podatkowym lub radcą prawnym.

Bolesław Adamiec